Betriebs­kosten: Abrechnung prüfen und Geld sparen!

Vor einer tiefgehenden Analyse der Nebenkostenabrechnung sollte der Mieter prüfen, ob es überhaupt eine Regelung zu den Betriebskosten im Mietvertrag gibt. Denn wenn der Mietvertrag hierzu nichts regelt, muss der Vermieter sämtliche Kosten mit Ausnahme der Heizkosten und Kosten für vom Mieter selbst beauftragten Leistungen wie Strom und Gas selbst tragen (§ 535 Abs. 1 S. 3 BGB, § 2 HeizkostenV) – eine Abwälzung auf den Mieter ist in diesem Fall ausgeschlossen.

Eine Abrechnung von bestimmten Betriebskosten ist auch dann fehl am Platz, wenn im Mietvertrag eine Betriebskostenpauschale für die entsprechenden Kosten vereinbart wurde (§ 560 BGB). In diesem Fall schuldet der Mieter lediglich die vereinbarte Pauschale. Die Vereinbarung einer Pauschale ist allerdings nur für solche Betriebskosten möglich, die nicht kraft Gesetzes verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen (§ 556a Abs. 1 S. 2 BGB, §§ 2, 4ff. HeizkostenV).

Um als Mieter besser zu verstehen, wann und für was eine Nachzahlung geleistet werden müsste, lohnt es sich, die drei möglichen Mietstrukturverhältnisse anzusehen und das eigene Mietverhältnis entsprechend einzuordnen. Dabei ist der Regelfall die Konstellation der sogenannten "Nettomiete".

Wurde einmal eine bestimmte Mietstruktur vereinbart, muss diese grundsätzlich auch beibehalten werden. Der Vermieter kann allerdings vor Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums gegenüber dem Mieter erklären, dass die Betriebskosten zukünftig ganz oder teilweise nach einem Maßstab umgelegt werden, der dem unterschiedlichen Verbrauch / der unterschiedlichen Verursachung der Mieter entspricht (§ 556a Abs. 2 BGB). Waren die Kosten bisher in der Miete enthalten, muss diese entsprechend herabgesetzt werden. Im Falle der Nettomiete kann der Vermieter zudem von einer Pauschale zur Vorauszahlungsmodalität wechseln.

Findet sich trotz Regelung der Betriebskostenumlegung im Mietvertrag weder eine Regelung zur Pauschale noch zu einer Vorauszahlungspflicht, kann der Vermieter gleichwohl die vereinbarten Betriebskosten abrechnen und auf den Mieter umlegen.

Die Nebenkostenabrechnung muss in sogenannter Textform erfolgen (§ 126b BGB), d.h. sie kann auch per E-Mail zugestellt werden. Das Gesetz verlangt, dass die Abrechnung nachvollziehbar ist und eine „geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder der Ausgaben“ beinhaltet (§ 259 Abs. 1 BGB). Der Mieter muss in der Lage sein, die Zusammenstellung der Kosten und die Berechnung des Anteils nachzurechnen (sogenanntes Transparenzgebot).

Die folgenden Angaben müssen in einer Nebenkostenabrechnung enthalten sein:

• Adressaten: Benennung des korrekten Mieters/ Wohngemeinschaft
• Erstellungszeitpunkt: Das Datum ist entsprechend anzugeben.
• Abrechnungsgegenstand: Benennung der Mietwohnung.
• Gesamtkosten: Diese müssen übersichtlich zusammengestellt werden. Zu jeder Nebenkostenart sind die Gesamtkosten zu benennen.
• Verteilerschlüssel: Die Schlüssel müssen benannt und erläutert werden. Dies kann z.B. mit dem Begriff „Wohnfläche“ erfolgen, wenn die Umlage nach Wohnfläche erfolgen soll.
• Kostenanteil des Mieters: Der Anteil des Mieters an den Gesamtkosten muss benannt werden.
• Abrechnungszeitraum: Die Abrechnung muss ausweisen, für welchen Zeitraum sie gilt. Der Abrechnungszeitraum darf maximal 12 Monate betragen.
• Abrechnungs- bzw. Wirtschaftseinheit: Es muss deutlich werden, auf welches / welche Gebäude sich die Abrechnung bezieht und ob mehrere Gebäude gemeinsam berechnet werden.
• Vorauszahlungen: Von den Gesamtkosten abzuziehen sind die Vorauszahlungen, die der Mieter im Abrechnungszeitraum geleistet hat. Vorauszahlungen für Betriebskosten dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 S. 2 BGB).

Die Abrechnung über Nebenkosten muss spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen, d.h. regelmäßig spätestens zum 31.12. des Folgejahres (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB). Ein Abrechnungszeitraum ist nach dem Grundsatz der Einheitlichkeit immer gesamt zu betrachten, es dürfen also nicht mehrere Abrechnungen innerhalb eines Jahres erfolgen.

Rechnet der Vermieter nicht bis zur genannten Frist ab, kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachzahlung mehr geltend machen. Der Mieter hat gleichwohl das Recht, eine Betriebskostenabrechnung zu erhalten und ein eventuelles Guthaben ausgezahlt zu bekommen. Erhält er keine Abrechnung, kann er diese einklagen.

Der Mieter hat ab Zugang der Abrechnung 30 Tage Zeit, um auf eine Nachforderung des Vermieters zu reagieren, also diese entweder zu leisten oder aber ihr zu widersprechen (§ 286 Abs. 3 BGB). Darüber hinaus kann der Mieter – auch nach erfolgter Zahlung – innerhalb von 12 Monaten Einwendungen anbringen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB, sog. Einwendungsausschlussfrist). Erhält der Mieter daraufhin eine geänderte Abrechnung, beginnt diese Frist mit Zugang neu zu laufen, allerdings nur mit Blick auf die erfolgten Änderungen.

Der Mieter kann zudem ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen, wenn er innerhalb der 30 Tage die Einsicht in die Abrechnungsbelege verlangt (§ 273 Abs. 1 BGB in Verbindung mit § 556 Abs. 4 S. 1 BGB). Bis zum Abschluss der Überprüfung kann der Mieter den Nachforderungsbetrag dann einbehalten. Im Falle eines Guthabens hat der Mieter Anspruch darauf, dieses ausgezahlt zu bekommen. Der Vermieter muss diesem Anspruch wiederum innerhalb von 30 Tagen nachkommen. Alternativ kann der Mieter das Guthaben auch mit anstehenden Mietzahlungen aufrechnen (387ff. BGB).

Die vorgenannten Fristen für den Mieter setzen voraus, dass die Abrechnung formell wirksam ist, d.h. alle o.g. Formalitäten der Nebenkostenabrechnung eingehalten wurden.

Welche Kosten in der Betriebskostenabrechnung vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden können – also vom Mieter getragen werden müssen – richtet sich danach, ob

1. die Kosten aus rechtlicher Sicht prinzipiell umgelegt werden könnten und
2. der Mietvertrag konkret vorsieht, dass die Kosten auf den Mieter umgelegt werden sollen.

Mit anderen Worten: Das Gesetz gestattet es, bestimmte Kosten auf den Mieter umzulegen. Ob diese Kosten dann aber auch wirklich auf den einzelnen Mieter umgelegt werden dürfen, hängt von den individuellen Regelungen des Mietvertrags ab.

Dabei müssen solche Betriebskosten nicht einzeln im Mietvertrag aufgelistet werden, die bereits in § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) benannt sind – es genügt ein Verweis auf den Paragraphen. Einzeln zu benennen sind jedoch solche Betriebskosten, die im Gesetz nicht konkretisiert sind und unter „sonstige Betriebskosten“ zu fassen sind (§ 2 Nr. 17 BetrKV). Diese können z.B. sein: Wachdienst, Dachrinnenreinigung. Nicht ausreichend ist es, im Mietvertrag pauschal zu regeln, dass der Mieter „alle“ oder „alle gesetzlich zulässigen Neben- und Betriebskosten“ zu tragen hat. Auch eine Regelung, wonach sich die Übernahme der Kosten durch den Mieter „nach den Beschlüssen der Wohnungseigentümer“ richtet, ist zu unbestimmt.

Aus rechtlicher Sicht prinzipiell umlegbar sind solche Kosten, „die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen“ (§ 556 Abs. 1 BGB, § 1 BetrKV). Laufend entstehende Kosten sind dann gegeben, wenn ein bestimmter (ggf. mehrjähriger) Turnus / Regelmäßigkeit gegeben ist (z.B. Prüfung von Aufzügen, Baumrückschnitt, Eichkosten für Wasserzähler). Die schließt auch eigene Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers oder Erbbauberechtigten mit ein.

Nicht umlegbar sind dagegen insb. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sowie Verwaltungskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Beinhaltet eine eigentlich umlegbare Betriebskostenposition einen Instandsetzungs- bzw. Instandhaltungs- oder Verwaltungsanteil, muss dieser herausgerechnet werden. Verwaltungskosten sind umgekehrt dann ausnahmsweise umlegbar, wenn sie als solche ausdrücklich gesetzlich als umlegbar benannt werden (z.B. Abrechnungskosten nach § 2 Nr. 8 BetrKV). Miet- bzw. Leasingkosten sind ebenfalls nur umlegbar, wenn dies gesetzlich ausdrücklich benannt wird, etwa im Falle des Wasserzählers. Darüber hinaus ist die Anschaffung von Betriebsmitteln grundsätzlich nicht umlegbar. Dies gilt auch dann, wenn durch die Anschaffung höhere – umlegbare – Fremdbeauftragungskosten gespart werden könnten (Beispiel: nicht-umlegbare Anschaffung eines Rasenmähers statt teurerem, aber umlegbarem Gärtnerservice). Schließlich dürfen solche Kosten nicht umgelegt werden, die für überflüssige oder unangemessene Maßnahmen aufgewendet wurden, etwa weil der Vermieter die Mietsache vernachlässigt hat (sogenannter Grundsatz der Wirtschaftlichkeit).

Die nachfolgende Tabelle gibt Auskunft darüber, ob einzelne Kosten umlegbar sind oder nicht:




Kommen Nebenkosten im Laufe des Mietverhältnisses hinzu, ist bzgl. der Umlegbarkeit zu differenzieren: Sollen Betriebskosten neu umgelegt werden, die zwar im Mietvertrag als Betriebskosten benannt wurden (oder die in der Betriebskostenverordnung benannt sind, auf welche im Vertrag verwiesen wird), die jedoch bisher nicht entstanden und somit auch nicht umgelegt wurden, ist eine Umlegung ohne besondere Absprache möglich. Beruhen die neuen Betriebskosten dagegen auf gesetzlichen Erweiterungen des Betriebskostenkatalogs in der Betriebskostenverordnung (Beispiel: neue Rauchmelderpflicht), bedarf es für die Umlegung einer sogenannten Mehrbelastungsklausel im Mietvertrag, nach der auch solche zum Vertragsschluss noch unbekannten Kosten vom Mieter zu tragen sind.

Nicht umgelegt werden können Nebenkosten, die während der Zeit eines Leerstandes der Wohnung anfallen. Der Leerstand muss in der Abrechnung ausgewiesen werden. Zudem darf die nicht bewohnte Wohnfläche nicht aus der Gesamtfläche des Gebäudes herausgerechnet werden, wenn die Wohnfläche als Umlageschlüssel gilt.

Sogenannte kalte Betriebskosten dürfen, anders als Kosten für Heizung und Warmwasser, auch nach dem sogenannten „Abflussprinzip“ abgerechnet werden – also in dem Abrechnungszeitraum, in dem sie beim Vermieter fällig geworden sind.

Fehler in der Betriebskostenabrechnung können nicht nur in dem Umstand bestehen, dass Kosten unzulässig umgelegt wurden, sondern auch in der Art und Weise wie die Kosten umgelegt wurden. Die Umlegung der Kosten hat mithilfe eines sogenannten Umlageschlüssels oder Verteilschlüssels zu erfolgen. Hiermit ist der Maßstab gemeint, nachdem der einzelne Mieter an den Gesamtkosten der Gesamtheit (Beispiel: Wohngebäude) beteiligt wird.

Es kommen u.a. die folgenden Umlageschlüssel in Betracht:

1. Personenzahl im Haushalt: Maßgeblich ist hier die jeweils aktuelle Belegung der Wohnung. Teilweise sinnvoll, wenn von der Personenanzahl auf eine höhere Kostenverursachung zu schließen ist, wie z.B. bei Müllentsorgungskosten.
2. Kubikmeter umbauter Raum: Dies kann ein fairer Maßstab sein, wenn die Wohnungen im Haus sehr unterschiedliche Höhen haben.
3. Wohneinheit: Dieser Schlüssel ist dann sinnvoll, wenn die Leistungen, für die Kosten entstanden sind, gleichermaßen allen Wohneinheiten zu Gute kommen.
4. Verbrauch: Eine verbrauchsabhängige Abrechnung ist bei Heizungs- und Warmwasserkosten verpflichtend. Mindestens 50 % und maximal 70 % der Kosten sind dabei verbrauchsabhängig zu berechnen (§ 7 Abs. 1 S. 1 HeizkostenV). Erfolgt dennoch eine verbrauchsunabhängige Abrechnung, kann der Mieter 15 % der Kosten kürzen (§ 12 Abs. 1 S. 1 HeizkostenV). Kaltwasser muss nur dann verbrauchsabhängig abgerechnet werden, wenn in der gesamten Wohnlage Wasserzähler installiert sind; andernfalls ist eine Umlegung nach Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB) möglich.
5. Miteigentumsanteil: Hierbei handelt es sich um denselben Schlüssel, der auch bei der Hausgeldabrechnung gegenüber dem Eigentümer angewandt wird.

Der Transparenzgrundsatz gebietet, dass der Verteilschlüssel verständlich ist – im Zweifel bedarf es einer kurzen Erklärung in der Abrechnung.

Der Umlageschlüssel kann im Mietvertrag geregelt werden. Findet sich keine Regelung zum Verteilschlüssel im Mietvertrag, muss nach Quadratmetern Wohnfläche umgelegt werden (§ 556a Abs. 1 S. 1 BGB). Wurde ein Umlegungsschlüssel einmal vereinbart, muss dieser grundsätzlich auch beibehalten werden. Möglich ist auch eine Kombination aus mehreren Umlageschlüsseln. Je nach Abrechnungsposition wird so ggf. ein anderer Verteilschlüssel verwendet.

Der Verteilschlüssel soll sowohl praktikabel als auch gerecht sein (Billigkeit). Bei den o.g. anerkannten Umlageschlüsseln ist dies gewöhnlich der Fall. Wird dagegen ein seltener Umlageschlüssel genutzt, muss der Vermieter in der Lage sein darzulegen, weshalb dieser dennoch billig ist. Zweifelt der Mieter die Korrektheit der vom Vermieter als Verteilschlüssel verwendeten Wohnungsgröße an, muss er nachweisen, dass die Fläche inkorrekt ist und hierzu eine Vermessung durchführen (wie teils von Mietervereinen angeboten).

Ein Indiz für die Unbilligkeit eines Umlageschlüssels kann die (überraschende) Höhe der angesetzten Betriebskostenposition sein, etwa auch zu früheren Jahren, in denen ggf. ein anderer Umlageschlüssel verwendet wurde. Orientierung für erwartbare Kostenhöhen gibt für Berlin die von der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung herausgegebene Berliner Betriebskostenübersicht.